Как организовать неформальное мероприятие

В любой компании рано или поздно встает вопрос о необходимости организации неформального мероприятия для сотрудников. И каждый специалист по работе с персонал начинает думать, как это должно быть. Основываясь на практическом опыте, в данной статье рассмотрим, как правильно подходить к подобному вопросу.

Во-первых, перед проведением мероприятия необходимо поставить себе четкие задачи – для чего проводится мероприятие? Если коллектив в процессе формирования и многие сотрудники незнакомы друг с другом, если Ваши коллеги общаются очно не часто (большинство времени по электронной почте и телефону), то можно выделить следующие основные задачи мероприятия:

— знакомство и сплочение коллектива;

— формирование навыков межличностного взаимодействия в команде;

— формирование и поддержка позитивного настроя участников на совместную деятельность.

Значит, оптимальным становится проведение командообразующего мероприятия. К нему необходимо готовиться заранее. Вначале нужно определиться с форматом проведения мероприятия. Для командообразования основных форматов несколько.

Тренинг «Веревочный курс»

Самый известный формат. Участники проходят испытания, установленные на трех уровнях различной высоты (1-5 метров, 5-8 метров и 8-15 метров). При этом весь комплекс заданий образует веревочный город Вашей компании.

Основная направленность «Веревочного курса» – преодоление себя и личный вызов. Сплочение коллектива происходит посредством межличностной поддержки друг друга при прохождении испытаний. Главное – обеспечение безопасности участников. Поэтому его организацией занимаются сотрудники, имеющие сертификаты альпинистов с допуском работы с группами. Еще очень важно (на всякий случай) сделать медицинскую страховку для каждого участника.

Классический тренинг командообразования

Коллектив компании делится на малые группы в произвольном игровом порядке или согласно пожеланиям. Все команды проходят определенные задания и испытания, работая на единый результат. Задания и испытания доступны абсолютно всем и подразделяются на физические, логические и творческие. Кульминацией становится достижение общей цели.

По итогам предоставляется отчет о межличностном взаимодействии в коллективе, выраженных и скрытых лидерах, сильных и слабых сторонах команды.

Сценарный тимбилдинг

Это создание индивидуальной программы, основанной на корпоративных ценностях и идеологии компании, с учетом направления и рода деятельности. Индивидуальный сценарий позволяет транслировать заложенную в него информацию в игровом формате, что способствует быстрому вовлечению всех участников в процесс командообразования. Готовые сценарии, без адаптации под конкретную компанию, не эффективны.

Ролевое и интеллектуальное сплочение команды

Разгадывая загадки и находя подсказки в самых необычных местах, взаимодействуя с самыми необычными людьми и персонажами, все движутся к общей цели. Для каждого предусмотрена отдельная роль, следуя которой, необходимо выполнить определенные задания. Это приводит к достижению командой общего результата.

Творческое командообразование

Такое событие запомнится сотрудникам надолго. Все участники делятся на команды для выполнения большого творческого задания. Это может быть съемка фильма или ролика, театральная постановка в любой форме и многое другое. Каждая группа создает только часть общего действия, которое будет объединено в кульминации. Реализовать можно как на открытом воздухе, так и помещении. При этом, помимо подготовки индивидуального сценария, инструкторы проводят профессиональный мастер-класс по сценическому и актерскому мастерству.

Командообразование в формате «Квест»

Симбиоз классического и сценарного создания команды с элементами «Веревочного курса» в виде поиска и приключения. Команды по подсказкам и контрольным точкам идут к одной цели. На каждой точке необходимо выполнить задание. Достигнуть общей цели можно только сообща.

Какие же форматы подходят, если необходимо просто собрать сотрудников в неформальной обстановке? Это различного рода развлекательные мероприятия, так называемый EVENT. К ним можно отнести:

— спортивные развлечения и соревнования;

— концертные развлекательные программы;

— приключения различного рода и уровня;

— мотивационные программы и т.д.

В любое развлекательное мероприятие возможно внесение элементов командообразования, но полноценным по своей сути оно являться не будет. Можно выделить следующие форматы корпоративных событий.

Творческие мероприятия

Совместная деятельность участников. Примером творческих мероприятий могут быть распространённые программы «Корпоративный театр», Съемка корпоративного игрового фильма («Премия Оскар») и «Корпоративный КВН».

FamilyDay

Совместный семейный праздник для сотрудников и их близких может стать примером лояльности компании к поддержанию семейных ценностей и важности каждого сотрудника. Его возможно провести в самых различных форматах, от спортивного до экстремального. Примером идей подобных мероприятий может быть программа «Древний город мастеров». Концепция программы строиться на различных мастер – классах, доступных любому возрасту, и ярмарочном приключении для всей семьи.

Экстремальное приключение

Зачастую в некоторых компаниях принято вносить элементы экстрима в свои мероприятия: речной сплав с элементами квеста, джипинг, поход, рафтинг, каньониг и пр. Рассмотрим в качестве примера джипинг. Внедорожное мероприятие проводится в живописных окрестностях лесных дорог. Представляет собой внедорожное ориентирование на весь день по специально подготовленной трассе. Наполнение может быть как по определённой легенде (участники погружаются в определённую тематику – например, поиск сокровищ, разминирование города, и т.д. – с тематическим антуражем и формой одежды), так и просто на соревнования между командами (прохождение контрольных точек на скорость и точность).

Познавательный формат

Участники смогут пройти ряд мастер–классов и заданий, которые расширят кругозор и максимально заинтересуют. Примером подобного формата может быть программа «Ночь в музее», «Кулинарный поединок» и многие другие.

Социальный формат

Социальные мероприятия для каждого участника становятся значимыми и немного личными. Например, мытье окон в детском доме, высадка деревьев в городском парке, выступление для ветеранов… Они позволяют каждому участнику чествовать свою значимость и показывают корпоративную ответственность.

Как правило, социальные мероприятия становятся традиционными для компании и собирают максимальное число участников.

Вечернее развлекательное мероприятие

Так же может состоять из самых различных концепций. Наиболее интересным примеров служит формат нескольких карнавалов или творческое «корпоративное Евровидение». Вы перенесетесь на концертную площадку и организуете музыкально-песенное шоу по своим правилам. Коллеги и руководство оценят ваши таланты.

Спортивное корпоративное мероприятие

Спорт, как часть нашей жизни, присутствует, так или иначе, рядом с любым человеком. Важно просто правильно выбрать время и распланировать его, отведя какое-то место именно спорту, потому что свободного времени много не бывает. И порой, проводя 5 дней неделю в офисе, желание заниматься спортом или велико, или наоборот – очень близко к «нулю». Спортивные корпоративные мероприятия являются не только прекрасным отдыхом, но и возможностью развития здорового образа жизни.

Если вы определились с необходимым форматом мероприятия, то настало самое время его реализовать.

Алгоритм

Необходимо примерно понимать то, что бы хотелось организовать. Приблизительно определить количество участников и день проведения корпоративного события.
Для понимания того, каким должно быть наполнение мероприятия, необходимо обратиться в 4-5 компаний, предлагающих подобные услуги и попросить подготовить предложение. Там должна быть программа, возможное место проведения мероприятия и дополнительные услуги (трансфер, питание и т.д.).
После анализа рынка у вас будет представление о предложениях, стоимости и возможном креативном наполнении мероприятия.
Выбрать понравившиеся предложения и попросить исполнителя детализировать их. Указать все возможные расходы и налоги. Если вам непонятна какая-либо позиция – требуйте развернутого ответа. Обратите внимание, что у многих компаний те или иные услуги могут предоставляться бесплатно по акции или действуют скидки.
Выбираете понравившегося подрядчика и продолжаете работу с ним. Постарайтесь сделать сценарий выбранного формата мероприятия индивидуальным, написанным непосредственно для вашей компании.
Пытаясь сэкономить, помните, что это может отразиться на качестве всего мероприятия. Но и видя явно завышенные позиции (например, простую минеральную воду по 200 рублей) смело говорите о скидке.
Выбирая место проведения мероприятия, стоит обратить внимание на его удаленность от Москвы и качество питания на площадке. Оптимальный средний чек на 4 000 рублей, включая кофе-паузу, обед и вечерний банкет. Это будет сытное вкусное меню, но без излишеств.
Если у вас профессиональный подрядчик, то подготовка будет только в радость.

Надеюсь, данная статья поможет организовать и провести ваше корпоративное мероприятие на самом высоком уровне и с минимумом затрат! Удачных вам начинаний!

Автор: Иван Поляков, Руководитель направления MICE и командообразования Группы компаний Алмаз.